Tekes

Kanbanilla ketterämpiä työtapoja

INFO

Asiakas
Tekes (nykyisin Business Finland)

Kesto
3 kk

Menetelmä
Kanban

 

Tiimin koko
Kaksi menetelmäkonsulttia

TIIMIN JÄSENET

Karoliina Luoto

Karoliina Luoto

Johtava konsultti

 

Tekes on teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus, joka rahoittaa tutkimus- ja kehitysprojekteja. Tekesissä on tehty LUX (Lean User Experience) –projektia, jossa asiakaskokemusta parannetaan Lean-prosessien avulla. Toimintamallien ja –ketjujen muuttuessa ja monimutkaistuessa Tekesillä oli tarve uudistaa toimintaansa, ja tavoitteena on ketteröittää koko organisaatiota. Osana LUX-projektia Tekesin tietohallintoyksikölle päätettiin tilattiin Codentolta Kanban-menetelmän hyödyntämisen pilotti.

 

Kanban-pilotti koko Tekesille

Kanban on menetelmä työnhallintaan. Se painottaa työn visualisointia, sujuvuutta ja jatkuvaa oppimista. Kanban-menetelmään kuuluu myös työn hahmottamista auttavien taulujen käyttö.

Pilotin tarkoituksena oli luonnollisesti testata, toimiiko Kanban menetelmänä Tekesille. Pilottia varten valittiin samasta palvelusalkusta kaksi eri jatkuvan kehitystyön tiimiä, joiden toiminnan osalta Kanban otettiin käyttöön. Kanban osoittautuikin sopivaksi menetelmäksi.

”Pilottiin osallistuneilla tiimeillä on siitä hyviä kokemuksia,” kertoo Harri Eskola, Tekesin tietohallintoyksikön johtaja ja pilotin tilaaja.

”LUX-projektin kautta olimme myöskin koko Tekesin pilottina Kanbanin suhteen. Tämä on herättänyt aika tavalla innostusta talon sisällä,” Eskola jatkaa.

 

Työpaja kerrallaan kohti muutosta

Eskola päätti tilata pilotin Codentolta aikaisempien, myönteisten ketteryysvalmennuskokemusten perusteella. Kanban-pilotin fasilitoivat Karoliina Luoto ja Codenton Certified Partner Antti Kirjavainen Flowalta. Pilotti käynnistettiin työpajalla, jossa kerrattiin Kanbanin säännöt ja sovittiin, mitä pilottiin sisältyy.

Seuraavissa työpajoissa keskityttiin Kanbanille tyypillisten, konkreettisten taulujen rakentamiseen. Ne auttavat työtehtävien visuaalista hahmottamista. Pilottiin osallistuneet tiimit etsivät yhdessä Luodon ja Kirjavaisen johdolla kaikki sillä hetkellä avoimina olevat työtehtävät. Seuraavaksi sovittiin niiden merkintätavoista, ja lopuksi työtehtävät kasattiin tauluille.

”Oli hienoa nähdä tiimeissä käsin kosketeltava, valtava innostus, joka syntyi siitä, kun hieman hämäristä, moneen paikkaan sirotelluista työtehtävistä tulikin konkreettisia, värikkäitä merkintöjä fyysiselle taululle,” kuvailee alun työpajojen tunnelmaa Karoliina Luoto, Codenton menetelmäkonsultti.

 

Valintojen toimivuutta seurattiin

Näiden jälkeen oli muutama työpaja, joissa seurattiin aiemmissa työpajoissa tehtyjen valintojen toimivuutta. Työpajoissa analysoitiin, miten Kanban-taulujen käyttö käytännössä sujui, ja mitä asioita tiimiläiset haluavat tarkentaa tai kehittää. Pilotin lopuksi pidettiin vielä kokoava työpaja, jossa mietittiin, mitä pilotista oli opittu. Pilottitiimiläiset myös esittelivät pilotin tulokset kaikille Tekesin tietohallintayksikössä.

”Tuntuu, että pilotti huojensi tiimiläisiä ja toi työhön iloa. Oli hauskaa huomata, miten vähällä valmentajan roolissa saa tuotua paljon apua tiimiläisten elämään,” iloitsee Luoto.

”Tämä on ollut minulle itselleni mielenkiintoinen ja innostava projekti. Sellainen, josta on helppoa puhua muillekin innostavasti. Tässä luotiin uudenlaista, järkevän tuntuista tapaa toimia,” kuvailee puolestaan Eskola.

”Kyselin vähän meidän tiimiläisten mielipiteitä, ja he olivat hyvin tyytyväisiä pilottiin. He olivat myös sitä mieltä, että Luoto pystyi innostamaan heitä ja olemaan oikeanlainen vetäjä projektille,” kiittelee Eskola.

Kysytään siis lopuksi, suosittelisiko Eskola Codentoa kollegoilleen? ”Ketterien menetelmien valmennuksen osalta, mistä meillä on kokemusta, kyllä.”